Directorii mesei rotunde a digitalizării sau cum democrația ne-a blocat inițiativa

Pe scurt: implicarea oamenilor e esențială într-un proiect de digitalizare. Consensul total nu este. Când fiecare director are drept de veto, proiectul ajunge la cel mai mic numitor comun sau nu mai pornește deloc. Soluția e să separi clar trei lucruri: cine e consultat, cine decide și cine răspunde de rezultat.

Cum arată masa rotundă

Proiectul pornește cu entuziasm. Se face o ședință cu toți directorii, fiecare își spune cerințele. Vânzările vor un lucru, financiarul altul, operațiunile un al treilea. Se mai face o ședință, ca să se ajungă la un acord. Apoi încă una. Cerințele cresc, termenele se mută, iar după șase luni discuția e tot despre ce ar trebui să facă sistemul.

Nimeni nu a greșit individual. Fiecare și-a apărat legitim zona. Dar suma apărărilor legitime a produs un proiect blocat.

De ce consensul total nu funcționează aici

• Interesele sunt reale și diferite. Ce simplifică munca unui departament poate adăuga muncă altuia. Consensul cere să împaci totul, iar asta rareori e posibil.
• Riscul e asimetric. E mai sigur pentru oricine să spună „încă nu” decât să susțină o schimbare care ar putea eșua.
• Nimeni nu deține rezultatul. Când decizia e a tuturor, eșecul nu e al nimănui. Proiectul nu are un apărător.
• Cerințele se adună, nu se prioritizează. Fiecare adaugă o cerință și nimeni nu are mandat să taie.

Implicare fără blocaj: trei roluri clare

1. Consultați. Toți cei afectați își spun nevoile și obiecțiile. Sunt ascultați cu adevărat și răspunsurile lor schimbă proiectul. Dar nu au veto.
2. Decidentul. O singură persoană, de obicei din conducere, ia decizia finală pe prioritizare și compromisuri. Își asumă public alegerile.
3. Proprietarul rezultatului. Cineva răspunde de faptul că sistemul e folosit și aduce rezultatul promis, nu doar că a fost livrat.

Uneori decidentul și proprietarul sunt aceeași persoană. Important e ca rolurile să fie spuse explicit de la început.

Cum treci de la masa rotundă la decizie

• Pornește de la o problemă, nu de la un sistem. „Facturile ajung la plată cu întârziere” adună oamenii mai ușor decât „implementăm un ERP”.
• Limitează prima etapă. Un proces, un departament, un rezultat vizibil. Restul cerințelor merg pe o listă pentru etapele următoare.
• Fă compromisurile vizibile. Când alegi o variantă, spune ce ai sacrificat și de ce. Oamenii acceptă mai ușor o decizie pe care o înțeleg.
• Revino cu rezultate. Primul succes schimbă tonul discuțiilor următoare mai mult decât orice argument.

Întrebări frecvente

Nu riscăm să pierdem susținerea echipei dacă nu decidem prin consens?

Susținerea vine din a fi ascultat și din a vedea că părerea ta a schimbat ceva, nu din dreptul de veto. Oamenii acceptă o decizie cu care nu sunt de acord dacă procesul a fost corect și transparent.

Cine ar trebui să fie decidentul într-un proiect de digitalizare?

Cineva care are autoritate peste toate zonele afectate și care va trăi cu rezultatul. Într-o firmă antreprenorială, de cele mai multe ori e patronul sau directorul general.

Ce facem cu un proiect deja blocat?

Readuci discuția la problema inițială, alegi un singur rezultat de atins în următoarele săptămâni și numești explicit decidentul. De cele mai multe ori, proiectul repornește din momentul în care cineva are mandat să taie.

Dacă ai un proiect care stă de luni de zile la masa rotundă, hai să stăm de vorbă.