Pe scurt: tehnologia e o unealtă, nu un scop. Alegerea corectă nu depinde de cât de nouă sau de populară e o soluție, ci de cât de bine rezolvă o problemă anume, în contextul anume al firmei tale. De aceea, primul pas în orice proiect de digitalizare nu e alegerea furnizorului, ci înțelegerea problemei.
Se întâmplă des. O firmă află că un competitor a implementat un sistem nou și simte că rămâne în urmă. Sau un furnizor face o prezentare impresionantă. Sau apare un termen nou despre care vorbește toată lumea. Proiectul pornește de la „trebuie să avem și noi asta”, nu de la „avem problema aceasta”.
Rezultatul e previzibil: o soluție bună, aplicată unei probleme care nu era cea mai importantă, sau aplicată greșit unei probleme reale.
O problemă bine formulată face jumătate din alegere. „Avem nevoie de un sistem de management al documentelor” e o soluție deghizată în problemă. „Pierdem în medie o zi pe săptămână căutând documente și am ratat două termene contractuale anul trecut” e o problemă pe care o poți rezolva și măsura.
Când problema e formulată așa, opțiunile devin clare. Poate e nevoie de un sistem nou. Poate e suficientă o regulă de denumire și un registru. Poate e o combinație.
Întreabă-te ce problemă a rezolvat concurentul cu ea și dacă tu ai aceeași problemă. Dacă răspunsul nu e clar, nu e încă momentul pentru acea tehnologie.
Depinde de mărimea problemei, dar pentru un proces de bază sunt suficiente de obicei câteva discuții cu oamenii implicați și o săptămână de observare. E o investiție mică față de costul unei alegeri greșite.
Nu totul e pierdut. Revii la problema reală și vezi ce parte din soluția existentă o poate susține. De multe ori, o reconfigurare face o unealtă nefolosită utilă.
La Coherence, tehnologia vine după ce înțelegem firma. Dacă vrei să alegi corect de prima dată, hai să stăm de vorbă.